Cómo administrar locales comerciales: Guía definitiva

¿Qué es la Administración de centros comerciales?

La administración de locales comerciales es la que lleva la gestión, control, manejo y se rige bajo el cumplimiento del reglamento del centro comercial. Básicamente la administración comercial logra que el recinto funcione de la mejor manera, manejando al equipo de ventas y poniendo atención desde el mantenimiento del edificio, su funcionamiento y servicios, así como de la organización interna con propietarios, arrendatarios y público en general.

Por lo tanto, desempeñar estos procesos administrativos requiere de atención al detalle, un orden y una estructura impecables.

Pero exactamente ¿Qué hace una administración de locales comerciales?.

Acá te contamos.

Funciones de un administrador de centros comerciales

Las funciones de un administrador son muchas y muy diversas, pero consideramos que estas cuatro son las más trascendentales para lograr el éxito en su trabajo de administración de locales comerciales.

1. Realizar asambleas con los arrendatarios y llevar un libro de actas de asamblea
   Es importante realizar una reunión periódica con los usuarios de los locales comerciales, ya que hay que llegar acuerdos que a todos favorezcan, siempre siguiendo las reglas del centro comercial.
   Además de que hay que mantenerlos al tanto sobre futuras situaciones, como ampliaciones, construcciones o reparaciones, para que los usuarios sepan a lo que se van a enfrentar los siguientes meses y se preparen para ello. E incluirlos en la toma de decisiones, ya que también les repercute.
2. Realizar los cobros de rentas de cada local
   Probablemente es una de las tareas más importantes, ya que con ellos se mantiene el centro comercial activo y se paga a todas las personas que trabajan día a día para que todo funcione adecuadamente.
   Un administrador recibe pagos, los organiza y lleva el control en una base de datos, por eso hacerlo manual es la forma más complicada y en la que se invierte más tiempo. Actualmente existen softwares de gestión que realizan los cobros, la conciliación y la facturación automáticamente, además de que ofrecen a los clientes diversas formas de pago, para facilitarles sus rentas.
3. Elegir los proveedores para mantenimiento y reparaciones
   Un administrador siempre debe estar pendiente del estado físico del edificio, ya que una buena imagen siempre atraerá más visitantes y la correcta atención al cliente es beneficiosa para sus arrendatarios y para el propietario del centro comercial.
4. Entrega de cuentas
   A fin de mes debe entregar cuentas claras de las entradas y salidas de dinero, mostrando un reporte financiero que demuestre que las cuentas están claras, de preferencia enviándolo por correo electrónico o exponiéndolo en asambleas para que todos estén enterados.
   Una herramienta de análisis ahorraría todo el esfuerzo y tiempo que estos reportes requieren, ya que tendría todos los datos listos en el software, y podría checarlos siempre que así lo requiera.