8 Plantillas Excel para Control de Condominios en México - Gratis

En este blog, te presentamos 8 plantillas Excel para control de condominios y edificios en México, diseñadas para facilitar la gestión diaria de administradores que aún utilizan Excel para llevar el control.

Cada plantilla se adapta a una tarea específica que es común en la administración de condominios, y te explicaremos cómo usarla de manera eficiente para mantener todo organizado.

Si eres de los administradores que todavía prefieren Excel para gestionar sus tareas, ¡no te preocupes! Aquí te dejamos ejemplos prácticos de plantillas que puedes usar para mejorar tu trabajo.

Las agrupamos en 8 usos durante el año fiscal:

1. Gestión de pagos y cobranzas.
2. Presupuestos y control financiero.
3. Mantenimiento y reparación de instalaciones.
4. Control de inventarios y suministros.
5. Gestión de reservas de amenidades.
6. Control de personal y turnos.
7. Seguimiento de contratos y documentación.
8. Análisis de morosidad, satisfacción y otros indicadores clave.

Detalle de las 8 Plantillas Excel para Control de Condominios

Estas plantillas son una versión reducida y a modo tabla en nuestro blog, puedes obtener las plantillas completas y muchas otras más ya formuladas y preparadas en nuestra sección de descarga aquí 👉 Plantilla Profesional de Mantenimiento para Condominios.

1. Gestión de Pagos y Cobranzas

Momento del año donde más se utiliza: Generalmente al inicio y final de cada mes, cuando se realizan los cobros de cuotas y se verifica que los pagos se hayan recibido a tiempo.

Beneficio de realizar esta tarea en Neivor: permite automatizar los cobros y llevar un control en tiempo real, eliminando errores manuales y mejorando la comunicación con los residentes.

Explicación de las Columnas:

1. Unidad Habitacional: Número o identificación de la unidad (por ejemplo, Unidad 101, 102, etc.).
2. Nombre del Residente: Nombre completo del residente de la unidad.
3. Monto Cuota Mantenimiento ($): El monto mensual de la cuota de mantenimiento para esa unidad. Se pueden agregar otros cargos si es necesario.
4. Fecha de Vencimiento: Fecha en que se debe realizar el pago de la cuota de mantenimiento.
5. Fecha de Pago: Fecha en la que el residente ha realizado el pago.
6. Monto Pagado ($): El monto efectivamente pagado por el residente (puede ser parcial o total).
7. Saldo Pendiente ($): Si el monto pagado es menor que el monto de la cuota, el saldo pendiente será la diferencia. Si se ha pagado completamente, este campo debe ser 0.
   Estado de Pago: Aquí se indica si el pago está Pagado, Pendiente o Atrasado.
   Comentarios: Un campo para dejar notas adicionales, como «Pago con 1 día de retraso» o «Atrasado 5 días».

Si prefieres evitar el uso manual de Excel, ¡Neivor te ofrece una solución más rápida y efectiva! Descarga las plantillas completas en Neivor para una gestión más eficiente

>>> También puede intereaste leer: Formato de control de Rentas en Excel: Plantilla alquileres

2. Presupuestos y Control Financiero

Momento del año donde más se utiliza: Principalmente al inicio del año, cuando se preparan los presupuestos anuales para todo el condominio o edificio.

Beneficio de realizar esta tarea en Neivor: Con Neivor, puedes tener un control financiero automatizado y generar reportes completos en tiempo real, evitando la necesidad de actualizaciones manuales.

Explicación de las columnas:

• Categoría: Tipo de gasto o ingreso (mantenimiento, reparaciones, etc.).
• Presupuesto Estimado: Lo que se espera gastar en cada categoría para el periodo.
• Ingreso Real: Los ingresos reales recibidos por el condominio (pueden ser cuotas de mantenimiento, alquiler de espacios, etc.).
• Gasto Estimado: El monto estimado para gastos de cada categoría.
• Gasto Real: El gasto real incurrido durante el periodo.
• Diferencia: La diferencia entre el gasto real y el presupuesto estimado.
• Estado: Si está dentro o fuera del presupuesto.
• Comentarios: Cualquier detalle adicional o explicación sobre el gasto.

Si prefieres una herramienta más precisa para tus presupuestos, Neivor tiene todas las funciones necesarias para facilitar el control de tus finanzas.

3. Mantenimiento y Reparación de Instalaciones

Momento del año donde más se utiliza: Generalmente en las épocas de cambio de temporada o cuando se programan revisiones periódicas de las instalaciones comunes.

Beneficio de realizar esta tarea en Neivor: La plataforma permite programar mantenimientos recurrentes y enviar alertas a los administradores y residentes para agilizar los procesos.

Explicación de las columnas:

• Fecha Solicitud: La fecha en que se reporta la solicitud o incidencia.
• Unidad/Área Afectada: El área o unidad donde ocurrió la incidencia.
• Descripción del Mantenimiento/ Reparación: Breve descripción del problema o tarea.
• Fecha Estimada de Finalización: La fecha en que se espera que se termine el trabajo.
• Proveedor Responsable: Nombre del proveedor o empresa encargada de la reparación o mantenimiento.
• Costo Estimado: El costo aproximado que se había presupuestado para la reparación.
• Costo Real: El costo real del mantenimiento o reparación.
  Estado de Reparación: El estado del trabajo (Finalizado, En Proceso, Pendiente).
• Comentarios: Cualquier comentario o detalle adicional sobre la reparación.

Con Neivor, puedes gestionar el mantenimiento de tu condominio sin complicaciones.

4. Control de Inventarios y Suministros

Momento del año donde más se utiliza: En cualquier momento cuando es necesario realizar un inventario de productos y suministros, especialmente antes de realizar compras grandes o al inicio del año.

Beneficio de realizar esta tarea en Neivor: El control de inventarios se automatiza y se realiza en tiempo real, ayudando a reducir el margen de error y mejorando la gestión de los recursos.

Explicación de las columnas:

• Artículo: Nombre del material o equipo.
• Categoría: El tipo de artículo (material de pintura, herramientas, productos de limpieza, etc.).
• Cantidad Inicial: La cantidad inicial en inventario al comenzar el mes o periodo.
• Entradas (+): Los artículos que se han añadido al inventario.
• Salidas (-): Los artículos que se han utilizado o retirado del inventario.
• Cantidad Disponible: La cantidad restante en el inventario después de las entradas y salidas.
• Fecha de Última Actualización: La última vez que se actualizó el inventario de ese artículo.
• Proveedor: La empresa o proveedor de donde se adquirió el material.
• Precio Unitario ($): El costo de cada unidad de artículo.
• Valor Total ($): El valor total calculado multiplicando la cantidad disponible por el precio unitario.

Con Neivor, la gestión de inventarios es más rápida y eficiente.

5. Gestión de Reservas de Amenidades

Momento del año donde más se utiliza: Este control se utiliza constantemente, especialmente durante los fines de semana o feriados, cuando las amenidades suelen ser más solicitadas.

Beneficio de realizar esta tarea en Neivor: Neivor permite gestionar las reservas de amenidades de forma automática, evitando duplicaciones y facilitando la comunicación con los residentes.

Explicación de las columnas:

• Amenidad: El nombre del área común reservada (ej., gimnasio, salón de eventos, alberca).
• Unidad Reservada: El número de la unidad o apartamento del residente que hace la reserva.
• Nombre del Residente: El nombre del residente que realiza la reserva.
• Fecha de Reserva: La fecha en la que se hará uso de la amenidad.
• Hora de Reserva: La hora en que la amenidad será utilizada.
• Duración (horas): La duración de la reserva en horas.
• Estado de Reserva: El estado de la reserva (confirmada, cancelada, pendiente).
• Comentarios: Información adicional, como razones de cancelación o eventos especiales.

Si prefieres tener un control más eficiente y sin conflictos en las reservas, Neivor es la opción ideal.

6. Control de Personal y Turnos

Momento del año donde más se utiliza: Durante todo el año, especialmente cuando hay cambios en el personal o se debe llevar un control de asistencia y turnos.

Beneficio de realizar esta tarea en Neivor: Neivor permite asignar turnos de manera automática, registrando las horas trabajadas de cada miembro del personal y asegurando.

Explicación de las columnas:

• Nombre del Empleado: El nombre del empleado.
• Puesto: El puesto de trabajo (mantenimiento, limpieza, seguridad, etc.).
• Fecha de Inicio: La fecha de inicio del turno de trabajo.
• Fecha de Finalización: La fecha de finalización del turno de trabajo.
• Turno (Hora): El horario en que el empleado está trabajando.
• Horas Trabajadas: La cantidad de horas trabajadas en el turno.
• Estado de Asistencia: Si el empleado asistió o no al turno.
• Comentarios: Detalles adicionales, como sustituciones o ausencias.

Si necesitas un sistema que facilite el control del personal, Neivor es la herramienta que necesitas.

7. Seguimiento de Contratos y Documentación

Momento del año donde más se utiliza: Durante la renovación de contratos o cuando se actualizan las documentaciones importantes de los residentes o proveedores.

Beneficio de realizar esta tarea en Neivor: La plataforma centraliza todos los documentos y contratos, asegurando que no se pierda ningún archivo importante y que todo esté al día.

Explicación de las columnas:

• Contrato/Documento: Nombre del contrato o documento relevante.
• Tipo: Si es un contrato con un proveedor o un residente.
• Nombre del Contratista/Residente: La persona o empresa con la que se tiene el contrato.
• Fecha de Inicio: La fecha de inicio del contrato o acuerdo.
• Fecha de Vencimiento: La fecha de finalización o vencimiento del contrato.
• Estado del Contrato: Si el contrato está activo, pendiente de renovación, o finalizado.
• Monto ($): El valor acordado en el contrato (puede ser mensual, anual, etc.).
• Renovación/Revisión: Indicar si se requiere revisión o renovación antes de la fecha de vencimiento.
• Comentarios: Cualquier detalle adicional o actualización sobre el contrato.

Con Neivor, puedes gestionar contratos y documentos fácilmente, sin perder tiempo.

8. Análisis de Morosidad, Satisfacción y Otros Indicadores Clave

Momento del año donde más se utiliza: Especialmente al final de cada mes o trimestre, cuando es necesario revisar el comportamiento de pago de los residentes y la satisfacción general.

Beneficio de realizar esta tarea en Neivor: Neivor permite generar reportes automáticos sobre morosidad, haciendo el análisis mucho más rápido y preciso, sin la necesidad de hojas de cálculo manuales.

Explicación de las columnas:

• Unidad Habitacional: El número o identificador de la unidad.
• Nombre del Residente: El nombre del residente que vive en la unidad.
• Monto de la Cuota ($): El monto mensual que debe pagar el residente.
• Monto Pagado ($): Lo que el residente ha pagado hasta la fecha.
• Saldo Pendiente ($): La cantidad que aún se debe pagar.
• Días de Mora: Cuántos días ha pasado desde la fecha de vencimiento de la cuota.
• Satisfacción del Residente: Un índice de satisfacción con el servicio general (alta, media, baja).
• Indicador de Servicio: Comentarios sobre problemas de servicio o de convivencia.
• Comentarios: Notas adicionales sobre la situación del residente o pago.

Para obtener un análisis completo y en tiempo real, Neivor es la solución más efectiva.