Excel vs programas de administración de condominios. Pros y contras

Además, con el paso de los años, la administración de condominios se ha vuelto más compleja. Los condominios horizontales y verticales son cada vez más grandes y suelen estar dotados de muchas amenidades e instalaciones como: albercas, gimnasios, ludotecas, canchas deportivas, jardines, salones de fiestas y usos múltiples, roof gardens, asadores, enormes estacionamientos, muchos elevadores y una infraestructura enorme. Lo cual, hace que las tareas de los administradores se multipliquen de manera exponencial.

Parece que cada vez te queda menos tiempo, no solo para cumplir con todas tus tareas, sino para salir a tiempo del trabajo, disfrutar de un rato con tu familia o pasar un momento con amigos. Se trata, en pocas palabras, de una labor abrumadora.

Por todo esto, resulta indispensable encontrar herramientas o formatos para administrar condominios que te faciliten el control de cada rubro de tu gestión, tener la información a la mano y al día y te ayude a elaborar informes rápidamente.

Lo que te permite dedicar menos tiempo al papeleo y más a supervisar; en fin, ser más productivo y más eficaz en tu trabajo.

Hemos consultado varias fuentes para armar esta comparativa, algunas de ellas fueron:

• Pensemos.com: Ventajas y desventajas de utilizar Excel para reportar resultados
• Shiftbase: 7 desventajas de planificar con Excel
• arXiv: An Investigation of the Incidence and Effect of Spreadsheet Errors Caused by the Hard Coding of Input Data Values into Formulas

• arXiv: Spreadsheets – the Good, the Bad and the Downright Ugly

Excel para administrar un condominio 

Tradicionalmente, llevar la contabilidad para condominios en excel había sido una gran herramienta. En su momento y durante muchos años, este sistema de hojas de cálculo electrónicas fue un avance cualitativo con respecto al trabajo manual. Sus bondades son muchas y es probable que pienses que no necesitas nada más.  Sin embargo, existen pros y contras de excel. Algunos pros son:

• Organizar la información de maneras eficientes y diversas, de acuerdo a tus necesidades y forma de trabajar.
• Puedes adaptarlo a cualquier tema o tarea.
• Es muy buena opción para crear fórmulas para el cálculo de cuotas.
• Es sumamente accesible: prácticamente todas las computadoras lo incluyen en su paquetería básica de Office.
• Es gratuito.

Sin embargo, Excel es un programa genérico, es decir, no está diseñado para ningún rubro en especial y, por lo tanto, adaptarlo a una labor determinada –y tan compleja como es la administración de condominios hoy en día– requiere una capacitación para su uso.

Incluso con conocimientos intermedios, puede llevar un tiempo adaptarlo a tus necesidades y, una vez que consigues programarlo, todavía requiere de efectuar muchos procesos manuales para alimentarlo día con día, ya que no tiene como funcionalidad la actualización automática de la información, para que haga más completa y útil tu gestión.

Como toda tecnología, Excel constituyó en su momento un gran avance con respecto a la forma en que se solía organizar la información y administrar procesos. Fue un salto enorme si se le compara con el uso de los cuadernos o bitácoras de papel que se utilizaron durante siglos. Sin embargo, el tiempo ha pasado y la tecnología se actualiza y adapta constantemente, ¿por qué no hacerlo tú también?.

>> Te puede interesar: ¿Cómo hacer informes para el Comité de Vigilancia?

¿En qué consisten los programas para administración de condominios?

Hoy existen aplicaciones especializadas en la administración de condominios que son capaces de realizar una gama mucho más extensa de tareas que facilitan, agilizan y mejoran tu trabajo como profesional del ramo y te permiten ser mucho más efectivo y transparente; al mismo tiempo que ahorras cientos de horas cada año. Horas que se traducen en una mayor atención a otras tareas, en más disponibilidad de tiempo de calidad para ti, tu equipo en el trabajo y su vida personal.

En contraste con una plantilla de excel de control de condominios, las aplicaciones para gestión de condominios no requieren de conocimientos lógicos o de cálculo, son intuitivas, se adaptan a todas las necesidades, las actualizaciones se hace de manera automática y su uso es sumamente amigable para facilitar tu labor.

Las diferencias apenas comienzan, porque una aplicación de condominios va mucho más allá de ser una simple hoja de cálculo. Son tantas las funciones adicionales que ofrece, que no es exagerado afirmar que este sistema le otorga un cerebro central a tu administración.

Algunas de sus características son las siguientes:

1. Automatización. Elimina muchos procesos manuales y puedes trabajar en ella desde cualquier computadora y teléfono móvil.
2. Pagos y estados de cuenta. Los condóminos realizan los pagos desde una app, eliminando el manejo de efectivo. Además, puedes enviar recibos y estados de cuenta de manera automática y con información actualizada.
3. Finanzas. Una aplicación de condominios te brinda comunicación directa con los bancos y las consolidaciones se hacen automáticamente. Te permiten dar y obtener información en tiempo real, elaborar fácil y rápidamente reportes, generar informes corporativos y emitir CFDIs.  A los condóminos les da la posibilidad de consultar su estado de cuenta en todo momento a través de una app.
4. Comunicación con los residentes. La comunicación oportuna y fluida es un elemento sustancial para la convivencia y la armonía en un condominio, y una aplicación de condominios te permite centralizarla, publicar archivos, realizar registros de reservaciones para amenidades y eventos y posibilitar el envío de avisos generales o personalizados. Tener un foro para exponer inquietudes o sugerencias y disponer de un chat contigo.
5. Seguridad. El registro de visitantes funciona por medio de un código QR, la bitácora se genera de manera automática y digital, con ello, puedes sincronizar la cartera de residentes morosos para dar o negar accesos. También te provee de un interfon virtual entre residentes y vigilancia.

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A diferencia de un Excel para condominio, las aplicaciones para administración de condominios requieren el pago de una renta mensual, pero algunas tienen precios muy accesibles, que varían de acuerdo al tamaño del o los condominios que desees gestionar.

Puede ser que pienses que después de un tiempo, años incluso, de trabajar cómodamente con Excel no necesitas más, o bien que no quieres volver a empezar a aprender. En realidad, si sabes utilizar Excel verás que el manejo de una app es mucho más sencillo y aunque puedes conservar información en otros formatos, las aplicaciones la organizan automáticamente y te dejan más tiempo para otras actividades.

Comparativo Infografía Excel vs Programas de administración de condominios

Ahora que hemos hablado sobre los pros y contras entre un software de condominio y un excel gratis, hemos elaborado esta pequeña infografía de Excel vs software para administrar condominios:

¿Cuál es una mejor opción?

Si el condominio que administras es pequeño y/o si tienes un equipo sólido y numeroso que te libera de muchas tareas y no planeas escalar para tener nuevos condominios, el uso de Excel es más que suficiente.

Pero si tu gestión es muy complicada, incluso con un buen equipo de soporte, lo recomendable es utilizar una herramienta que te permita centralizar todas las tareas.

Da un paso adelante, no sientas miedo a probar o cambiar la forma en la que has realizado tu administración hasta ahora, los beneficios serán mucho más grandes que los retos y podrás cambiar hacia una administración más satisfactoria para ti, para tus condóminos y para el Comité de Vigilancia.

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Preguntas Frecuentes sobre usar Excel versus Programas para Administrar Condominios

• ¿Por qué Excel no es la mejor opción para administrar un condominio con más de 100 unidades?

  Excel puede volverse ineficiente y propenso a errores cuando se gestionan grandes volúmenes de datos. La falta de automatización y la posibilidad de errores humanos aumentan con el tamaño del condominio.

• ¿Qué ventajas ofrece un software especializado sobre Excel en la administración de condominios?

  Un software especializado permite una gestión más ágil de las finanzas, la comunicación con los residentes y las reservaciones de las amenidades, mejorando la eficiencia operativa.

• ¿Es posible integrar un software de administración con otras herramientas o sistemas existentes?

  Sí, muchos softwares de administración de condominios ofrecen integraciones con otras herramientas o sistemas existentes, facilitando la centralización de la información y la automatización de procesos.

• ¿Qué características debe tener un buen software de administración de condominios?

  Un buen software debe permitir realizar pagos de manera rápida y segura en línea, ofrecer transparencia en la gestión financiera, facilitar la comunicación con los residentes y ser accesible desde cualquier dispositivo.

• ¿Es costoso implementar un software de administración de condominios?

  El costo puede variar según el software y las funcionalidades requeridas. Sin embargo, la inversión en un software especializado puede resultar rentable a largo plazo al mejorar la eficiencia y reducir los errores en la gestión.