Cómo administrar locales comerciales: Guía definitiva

Administración de centros comerciales. ¿Qué es?

La administración de locales comerciales es la que lleva la gestión, control, manejo y se rige bajo el cumplimiento del reglamento del centro comercial. Básicamente la administración comercial logra que el recinto funcione de la mejor manera, manejando al equipo de ventas y poniendo atención desde el mantenimiento del edificio, su funcionamiento y servicios, así como de la organización interna con propietarios, arrendatarios y público en general.

Por lo tanto, desempeñar estos procesos administrativos requiere de atención al detalle, un orden y una estructura impecables.

Pero exactamente ¿Qué hace una administración de locales comerciales?.

Acá te contamos.

Funciones de un administrador de centros comerciales

Las funciones de un administrador son muchas y muy diversas, pero consideramos que estas cuatro son las más trascendentales para lograr el éxito en su trabajo de administración de locales comerciales.

1. Realizar asambleas con los arrendatarios y llevar un libro de actas de asamblea
   Es importante realizar una reunión periódica con los usuarios de los locales comerciales, ya que hay que llegar acuerdos que a todos favorezcan, siempre siguiendo las reglas del centro comercial.
   Además de que hay que mantenerlos al tanto sobre futuras situaciones, como ampliaciones, construcciones o reparaciones, para que los usuarios sepan a lo que se van a enfrentar los siguientes meses y se preparen para ello. E incluirlos en la toma de decisiones, ya que también les repercute.
2. Realizar los cobros de rentas de cada local
   Probablemente es una de las tareas más importantes, ya que con ellos se mantiene el centro comercial activo y se paga a todas las personas que trabajan día a día para que todo funcione adecuadamente.
   Un administrador recibe pagos, los organiza y lleva el control en una base de datos, por eso hacerlo manual es la forma más complicada y en la que se invierte más tiempo. Actualmente existen softwares de gestión que realizan los cobros, la conciliación y la facturación automáticamente, además de que ofrecen a los clientes diversas formas de pago, para facilitarles sus rentas.
3. Elegir los proveedores para mantenimiento y reparaciones
   Un administrador siempre debe estar pendiente del estado físico del edificio, ya que una buena imagen siempre atraerá más visitantes y la correcta atención al cliente es beneficiosa para sus arrendatarios y para el propietario del centro comercial.
4. Entrega de cuentas
   A fin de mes debe entregar cuentas claras de las entradas y salidas de dinero, mostrando un reporte financiero que demuestre que las cuentas están claras, de preferencia enviándolo por correo electrónico o exponiéndolo en asambleas para que todos estén enterados.
   Una herramienta de análisis ahorraría todo el esfuerzo y tiempo que estos reportes requieren, ya que tendría todos los datos listos en el software, y podría checarlos siempre que así lo requiera.

Estos 4 puntos son solo algunas de las tareas más importantes que un administrador comercial debe realizar mes con mes, sin dejar de lado a sus clientes o inquilinos de cada local.

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Relación con inquilinos en centros comerciales y condominios

Mantener una relación cordial y una comunicación fluida con los inquilinos es de suma importancia, ya que te ahorrarás problemas y quejas que solo arruinarían tu trabajo diario.

Elegir un canal de comunicación adecuado es lo más inteligente que puedes hacer, ya que enviarles comunicados impresos, correo electrónico o whatsapp no suele ser óptimo y muchas veces no cumple su cometido, ya que ignoran los correos electrónicos, hacen caso omiso a los documentos o saturan de whatsapps y el mensaje primordial se pierde.

Por ello recomendamos tener una herramienta tecnológica como Neivor, que genere mejor servicio al cliente y una conversación ordenada, en la que se tenga el control 360.

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Además de tener un espacio para noticias, en donde se podrán poner los avisos importantes y asegurándose de que los lean, ya que se envía una notificación automática a su celular y se mantiene en la interfaz de la aplicación por si quieren volver a revisar el comunicado.

Llevar el orden de la administración de locales comerciales, tener una comunicación fluida, y una base de datos ordenada, ya no es tan complicado como antes, hacer uso de la tecnología te brinda tiempo para tareas estratégicas, te ayuda a crear un buen ambiente de trabajo e interno y te ayuda a conseguir los objetivos planteados.